Dans presque toutes les PME que nous rencontrons, la relance d'impayés fonctionne de la même manière. Quelqu'un ouvre le tableur des factures, compare avec les écritures bancaires, repère celles qui traînent, et écrit un mail. Parfois deux. Parfois la personne oublie, parce que la semaine a été chargée.
C'est un problème de mémoire imposée à des gens qui ont déjà autre chose à faire.
La relance manuelle coûte plus que le temps qu'elle prend
Le temps passé est visible : entre une demi-journée et une journée par semaine pour une entreprise de 30 salariés, selon les dirigeants avec qui nous travaillons. Mais il est rarement le plus cher.
Ce qui coûte, c'est ce qui n'est pas fait. La facture qu'on relance 3 semaines trop tard. Le client qui aurait payé si on lui avait rappelé au bon moment. La trésorerie qu'on avance sans l'avoir décidé. Une relance oubliée ne se voit nulle part dans les comptes, et c'est précisément ce qui la rend difficile à combattre.
Il y a aussi un coût moins mesurable : la personne qui relance finit par le faire à contrecœur, parce que c'est ingrat et répétitif. La qualité des relances baisse avec le temps.
Le tableur n'est pas le coupable, l'absence de mémoire l'est
La réaction courante consiste à vouloir remplacer le tableur. C'est souvent une fausse piste. Le tableur fait très bien ce qu'on lui demande : il stocke.
Ce qui manque est un système qui sache, tout seul, qu'une facture émise le 3 n'a pas été réglée le 33, et qui le signale sans qu'on ait à y penser. Ranger l'information ailleurs laisse ce manque entier, et c'est ce qui explique pourquoi tant de migrations d'outils ne changent rien au quotidien : elles déplacent les données et laissent la charge mentale où elle était.
Ce qui change quand la machine porte le suivi
Une application sur mesure qui suit vos factures fait 3 choses simples.
Elle sait quelles factures sont en retard, sans que personne n'ait à comparer 2 fichiers. Elle prévient au bon moment, selon les délais que vous avez choisis, pas selon ceux d'un éditeur. Elle garde une trace de ce qui a été envoyé, pour qu'une relance ne parte pas deux fois chez le même client.
Rien de spectaculaire. C'est justement l'intérêt : le sujet disparaît de vos réunions du lundi.
Par où commencer sans tout casser
La question qui vient ensuite est presque toujours la même : faut-il changer tout le système de facturation ? Non, et c'est rarement souhaitable.
Ce qui existe et qui marche reste. On construit autour, sur le point précis qui coûte du temps. Une PME qui facture correctement mais relance mal n'a pas besoin d'un nouveau logiciel de facturation ; elle a besoin d'un suivi qui se branche sur ce qu'elle a déjà.
C'est le genre de chantier qui se cadre en quelques jours et se livre en quelques semaines, à prix arrêté avant de commencer.
Si le sujet vous parle, décrivez-nous votre situation. Nous vous dirons honnêtement si nous pouvons être utiles.